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甘孜州档案局 甘孜州档案馆关于开展全州档案行政执法检查三年行动的通知

2021年10月14日21 15:01 来源:州委办公室 字体:【 【打印文本】 分享到:

各县(市)档案局、馆,州直各部门,各人民团体,有关企业事业单位:

为切实抓好档案安全工作,推动全州档案工作标准化、规范化、科学化管理。按照省档案局工作要求,全州将在2021年至2023年开展档案行政执法检查三年行动,现将方案及相关工作安排通知如下。

甘孜州档案局   甘孜州档案馆   

                            2021628日   

甘孜州档案行政执法检查三年行动方案

根据《四川省档案局关于开展全省档案行政执法检查三年行动的通知》(川档发〔20213号)精神,现将20216月至202312月在全州范围内开展档案行政执法检查三年行动安排如下。    一、指导思想

深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》,加强我州档案法治建设,推动我州档案工作标准化、规范化、科学化管理,

二、检查范围

州级档案行政执法检查范围:各立档单位,各县(市)综合档案馆,并适当延伸检查部分县级机关、企事业单位、乡(镇)。

县级档案行政执法检查范围:负责本县(市)监督指导权限内的机关、乡(镇)、企事业单位。

三、检查方式

档案行政执法检查采取听取汇报、查阅材料,实地查看,座谈交流的方式进行,检查组现场反馈意见并形成书面材料,下达问题《限期整改通知书》。

四、检查内容

对照《四川省档案工作检查标准》的要求,检查各县(市)综合档案馆人才队伍建设、基础设施设备建设、档案馆基础业务建设、档案信息化建设等情况;

检查州、县级机关、乡(镇)、企事业单位档案工作保障、档案保管保护条件、档案实体和信息安全、档案管理情况和档案信息化建设等;

检查州、县机关、乡(镇),各县(市)档案馆对脱贫攻坚、疫情防控等重大活动、重大事件档案收集、归档、管理和移交等情况。

五、检查时间

州级年度档案行政执法根据当年工作实际适时安排;县级档案行政执法检查根据各县工作实际自行组织,务必于每年10月前全面完成,并上报年度档案行政执法检查情况报告。

六、组织方式和保障

甘孜州档案行政执法检查全州同步推进,在3年内对监督指导对象实现全覆盖。州级检查由甘孜州档案局、档案馆和甘孜州行政执法局组成档案行政执法联合工作小组,具体工作由档案馆抽派精干专业技术人员组织开展。

七、工作要求

1.各县(市)档案局、档案馆要高度重视档案行政执法检查三年行动,主动与行政执法局加强沟通协调,组织精干人员,确保档案行政执法检查三年行动落地落实。

2.各县(市)要严格对照《四川省档案工作检查标准》检查,指导各单位规范开展档案工作,使档案行政执法取得切实成效。

3.各单位单位要根据《档案工作检查标准》和自身档案工作实际,每年形成年度档案工作总结和档案工作自查表,并报档案行政主管部门。

4.在检查中下达《限期整改通知书》的,各单位一定要高度重视及时完成整改任务,凡是未完成整改任务的,档案主管部门和行政执法局将予以通报,情节严重的将由行政执法局给予行政处罚。

5.年度州级行政执法检查每年年初由州档案主管部门另行下文安排。档案行政执法检查成果纳入本年度州级机关和各县(市)档案工作目标考核。

        

附件:1.机关档案工作检查标准

      2.档案馆档案工作检查标准

      3.企业事业单位档案工作检查标准

      4.分年度州级档案行政执法检查安排表


1

机关档案工作检查标准

  

      

自查情况

基本

情况

存在

的问题

整改措施及时限

工作机制

1.建立完善由分管领导、档案部门负责人,各职能部门档案工作负责人组成档案工作领导机制,职责分工明确

2.设立档案工作机构受办公室(综合部门)领导或直接由单位负责人分管,职能、任务明确未设立档案工作机构的,须指定档案工作负责部门且部门名称反映档案工作属性

3.建立档案工作网络。文书或业务部门指定人员承担文件材料的收集、整理和归档工作;建立以档案部门为中心,相关人员组成的档案工作网络,明确档案工作网络各环节工作职责。

4.档案工作实现“三纳入”“三同步”,纳入机关整体规划、工作计划、考核评价体系与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。

5.制定实施档案工作发展规划年度计划档案工作所需经费列入年度财政预算。

6.每年12月底同级档案主管部门报送工作总结;认真落实档案主管部门工作部署

7.对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督指导。

8.对所属机构档案工作进行监督指导;对档案工作中取得突出成绩或违反档案管理要求的部门或个人提出表彰奖励或处理建议。

9.开展档案宣传、培训活动

规章制度

1.制发本单位或本系统包含档案工作制度、机构人员、职责分工以及基础设施、档案管理、档案信息化建设等基本内容的综合性文件。

2.制定、完善并有效执行文件归档、档案保管、鉴定销毁、统计、利用、保密、电子档案管理、档案管理系统操作等制度。

3.建立健全档案进出库房登记、设备管理、清洁卫生、库房检查等库房安全制度,明确安全保密、库房管理人员岗位责任。

4.制定应对突发事件、自然灾害的档案管理应急预案并纳入单位总体应急预案,定期组织演练。

5.制定单位档案分类方案,涵盖单位各种门类、载体的档案,类目设置合理,编号科学实用。

6.制定单位文件材料归档范围和档案保管期限表,并报经同级档案主管部门同意后执行;内部机构或工作职能发生变化时,及时完成修订工作并报同级档案主管部门同意。

队伍建设

1.配备与工作量相匹配的正式在编专职档案工作人员。

2.档案工作人员具备胜任岗位要求的工作能力具备档案管理、信息管理等相关知识背景经过系统专业知识和技能培训,定期参加业务培训。

档案室设置

1.档案用房分别设置办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房。

2.档案库房根据载体类型分别设置分区设置。

3.整理用房使用面积满足档案整理工作需求,宜达到20㎡。

4.阅览用房使用面积满足不同类型档案阅览需求,适应涉密档案与非涉密档案分区阅览的需要,宜达到12

5.档案库房使用面积达到(档案存量+年增长量×20)×60㎡/万卷(或10万件)测算标准楼面均布活荷载标准值与档案库房配备的档案装具相匹配,采用密集架的楼面均布活荷载标准值不小于8kN/m2或按档案装载情况相应增加。

6.档案用房集中布置,自成一区,办公用房选址便于档案库房管理。

7.档案库房未设置在地下或顶层,地处湿润地区未设置在首层。档案库房未毗邻水房、卫生间、食堂(厨房)、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。

8.整理用房、阅览用房建筑设计符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ 25-2010)4.3.2 规定。

9.档案库房建筑设计、装具布置、门窗设置符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ 25-2010)4.2.8、4.2.9、5.3.3、5.3.4规定。

设施设备

1.根据工作需要,配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、 光盘柜、底图柜等档案装具。

2.根据工作需要,配备档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等。

3.档案库房配备漏水报警设备空调、加湿机、去湿机恒温恒湿调控设备等并能正常使用。

4.档案库房安装甲级防火门、遮光阻燃窗帘配备火灾自动报警设备。

5.档案库房采用IG541、七氟丙烷、二氧化碳等洁净气体、惰性气体灭火系统或高压细水雾灭火系统之一,且到期检测更换。

6.档案库房安装全封闭防盗门窗、防护栏等防护设施档案库房选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。

7.整理用房、阅览用房、档案数字化用房设置视频监控设备,且监控记录保留3个月以上。

档案收集

1.机关日常公务活动、处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动、承担重大建设项目、承担重大科研课题、所属机构撤销、向社会和个人征集有关文件材料等均纳入收集范围。

2.文书或业务部门及时收集形成的归档文件材料,交本部门指定人员保管。

3.文书档案收集范围符合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。

4.科技、专业、照片、录音、录像、实物等其他各门类档案收集范围符合《科学技术研究档案管理规定》、《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018)、《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》、《照片档案管理规范)(GB/T 11821-2002)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50-2014)《录音录像档案管理规范》(DA/T 78-2019)等规定。

5.档案按照门类、载体编制相应的档案目录,满足手工检索和计算机检索需要。

整理归档

1.全宗构成合理并定期完善,编制要求按照《全宗卷规范》(DA/T 12-2012)执行。

2.档案门类涵盖机关各种门类、载体的档案,且档案类目设置合理档案分类一般采用年度、机构(问题)、保管期限等分类项进行复式分类(有专门规定的,从其规定),不同门类、载体或形式的档案的分类方法协调呼应;档案分类方案一经确定,保持一致,不随意变动。

3.档案逐卷或逐件编制档号档号指代单一,体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性,符合《档号编制规则》(DA/T 13)、《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015和《数字档案室建设指南》要求,不同载体或形式的档号编制方法协调呼应。

4.办公自动化系统和其他业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料死亡干部档案、到期会计档案按规定向档案部门移交,文书、科技、专业、照片、录音、录像、实物档案等实现集中、统一管理。

5.文件材料形成时采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式归档文件材料真实、准确、系统,文件材料组件齐全、内容完整。

6.档案按照《档案著录规则》(DA/T18)进行著录,传统载体照片、录音、录像档案和实物档案详细著录背景、人物、来源等信息。

7.文书、科技、专业、照片、录音、录像、实物等门类档案保管期限划分准确、组卷(组件)合理、排列有序、装订装盒等符合规定。

8.文件材料经文书或业务部门整理完毕后,应在第二年6月底前向机关档案部门归档;采用办公自动化或其他业务系统的应随办随归归档时间有特殊规定的从其规定。

9.交接双方根据归档目录清点核对,并履行交接手续,填写档案交接文据。

保管保护

1.定期检查维护档案库房设施设备,确保正常运转;库房编号科学,柜架排列整齐有序、空间适度、避光通风、统一编号,档案排架方法和存放方式科学合理,档案位置索引符合要求。

2.档案出入库管理严格,出入库登记完整并与档案交接文据、档案总登记簿内容相互印证;定期对档案数量进行清点、对保管状况进行检查,定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查,发现问题及时处理,并建立检查处理情况台账。

3.做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作,定期清扫除尘,保持库房清洁,定期采取措施,防治鼠虫霉等。

4.按要求监测记录库房温湿度,采取有效措施,确保库房温湿度符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ 25-2010)5.2.1、5.2.2规定。

5.档案库房不得存放与档案保管保护无关的物品。

开放鉴定

1.成立档案鉴定小组,定期对已到保管期限的档案进行鉴定处置,并形成鉴定工作报告。

2.建立档案开放审核和解密审核机制,档案移交国家综合档案馆前完成拟移交档案的开放审核和涉密档案解密审核工作。

3.档案部门编制档案销毁清册,按程序报请审核批准;经鉴定可以销毁的档案按规定在指定场所进行销毁,销毁清册应永久保存。涉密档案的销毁应符合规定。

查阅利用

1.建立健全档案利用制度,根据档案的密级、内容和利用方式,规定不同的利用权限、范围和审批手续。

2.按照规定的要求方式提供档案利用服务,并对利用活动及时跟踪和监督;档案查阅手续完备,档案利用登记和利用效果登记完整。

3.按照《中华人民共和国政府信息公开条例》等规定,及时向同级国家综合档案馆提供主动公开的政府信息文件。

4.编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集等档案信息参考资料,主动为机关工作服务。

5.利用档案资料举办陈列展览或拍摄专题片。

服务外包

1.具有相对独立的档案数字化工作场地,数字化场地配备视频监控,满足档案安全管理要求。

2.存在委托档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务情形的,与符合条件的档案服务企业签订委托协议,明确约定服务范围、质量和技术标准等内容,并对受托方进行监督。

3.受托方建立健全档案服务管理制度,并遵守有关安全保密规定,确保档案安全。

统计工作

1.建立统计台账,对档案保管、年度出入库、档案利用、移交进馆、鉴定销毁、信息化、设施设备、档案工作人员、档案业务社会化服务情况等定期统计,统计结果真实、准确、完整。

2.编制档案工作情况统计年报并按要求报送档案主管部门。

移交进馆

1.按照规定定期向同级国综合档案馆移交档案。

2.移交时档案与检索工具、编研成果一并移交,传统载体档案的数字化复制件与档案原件一并移交。

信息化建设

1.档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划。

2.档案信息化与机关信息化同步建设,实现系统互联互通、资源共享共用。

3.开展数字档案室建设,统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。

特色、亮点

工作

其  他

附件2

档案馆档案工作检查标准

类  别

检查标准

自查情况

基本

情况

存在

的问题

整改措施及时限

工作机制

1.档案馆工作列入同级政府国民经济和社会发展规划;近3年党委、政府工作要求中有档案馆工作内容。

2.落实机构、人员编制,将国家档案馆建设及档案设施设备、档案抢救和保护、档案信息化建设等经费列入同级人民政府财政预算,并健全国家档案馆经费投入机制。

3.主动接受档案主管部门监督指导,认真落实档案主管部门的工作部署。

4.按照《四川省国家档案馆管理办法》规定,每年第一季度向同级档案主管部门提交上一年度工作报告。

队伍建设

1.工作人员按要求配备。

2.有干部职工入选厅局级以上人才库或享受相当待遇。

3.近5年,没有因服务态度、不履行职责等原因被利用者或媒体批评、投诉。

4.近5年,没有因违法乱纪、职业道德问题受到党纪国法处理。

馆库设置

1.档案馆选址远离自然灾害易发地段和易燃、易爆、危险污染源。

2.档案馆为相对独立建筑,用房无占用、出租、出借情况。

3.档案馆建筑符合《档案馆建筑设计规范》《建筑设计防火规范》(GB50016)、《建筑内部装修设计防火规范》(GB500222)要求;档案馆建筑面积符合《档案馆建设标准》要求。

4.馆库功能布局合理,根据档案馆建设等级、规模和功能设置各类用房,档案库、对外服务用户、档案业务和技术用房、办公用房和附属用房能够满足档案保存和档案业务工作的需要,功能合理、流程便捷、内外相互联系又有所分隔,没有交叉,各类用房之间传送档案不通过露天通道。

5.档案库集中布置,自成一区。

6.档案库不毗邻锅炉房、变配电室、车库、食堂操作间等可能危及档案安全的用房。

7.消防气体存储装置不能布置于阳光直接照射的房间。

设施设备

1.按照规定配置适宜档案保存,具备防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体功能的必要设施、设备,定期开展库房安全检查,确保档案安全。

2.档案馆建筑的外门及首层外窗设有可靠的安全防范设施。

3.设置入侵报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。

4.通往档案库区和主机房等通道出入口安装门禁设备。

5.密闭程度较高的档案库区设置库区内外通讯联络或呼叫系统。

6.档案馆周界围栏(围墙)、展厅、档案库区及进入防护区出入口、主机房、档案阅览室、修裱室、缩微室、数字化工作场所、展厅、中心控制室等重点防护部位安装视频监控装置;视频监控装置影像资料保存时间不低于3个月,数字化工作场所影像资料保存时间不低于6个月。


设施设备

7.中心控制室对重要防护部位进行24小时监控,监控系统设有警告区域实时显示、报警及实时录像(音)功能。

8.特级档案馆应设自备电源,甲级档案馆宜设自备电源,且档案库、变配电室、水泵房、消防用房等的用电负荷不低于一级,乙级档案馆的档案库、变配电室、水泵房、消防用房等的用电负荷不低于二级。

9.安防设备配备备用电源不低于8小时。

10.库区电源总开关设于库区外,档案库的电源开关设于库房外,并设防漏电、防过载安全保护装置。

11.档案馆电源线、控制线采用铜质导体,且符合功耗要求。

12.档案库、主机房、缩微技术用房内的配电线路穿金属管保护,不明敷管线,绝缘层无老化、龟裂、碳化现象。

13.空调器和电热装置单独设置配电线路,穿金属管保护。

14.档案库区除消防给水点外无其他给水点,无其他给水排水管道穿越档案库区、主机房、配变电房、通信机房、电梯机房等。

15.无给水排水立管安装在与档案库相临的内墙上,档案库房、主机房配备漏水探测仪器。

16.特级、甲级档案馆防雷设计达到第二类防雷建筑物标准,乙级档案馆达到第三类防雷建筑物标准。

17.防雷装置定期检查检测。

档案收集

1.制定本馆档案接收工作规定。

2.编制本馆接收计划,并覆盖全部到期应进馆立档单位。

3.档案移交、接收手续完备。

4.对上一年度进馆涉密档案进行了解密审核。

5.档案形成单位或保管单位对上一年度进馆的档案进行了开放审核,并在移交时附具书面意见。

6.进馆档案经过必要的杀虫灭菌、除尘处置。

7.编制征集计划并实际开展了征集工作。

8.开展与馆藏档案相关的资料收集工作。

9.未发生拒绝接收应进馆档案情形。

保管保护

1.库区内有馆藏全部全宗存放位置索引,索引标识清晰,与档案实体对应;档案全部上架、排列有序,资料分类科学、排列有序;档案柜架编号清晰,存放标识明确。

2.馆藏档案各全宗均建立全宗卷,全宗区分清楚,全宗号编制规范。

3.档号编制规范,卷、盒脊标识清晰。以卷为保管单位的,卷内有目录页和备考表;以件为保管单位的,盒内有备考表;档案与目录、备考表内容对应;档案装订规范。

4.档案登记台账完整、准确,做到帐物相符。

5.档案统计报表完整、准确。

6.档案案卷目录、卷内文件和归档文件目录完整、准确。

7.珍贵档案集中保存于特藏库内。


保管保护

8.近5年内定期开展档案清查盘点。

9.制定并落实档案库专人负责、双人出入库等管理制度。

10.人员出入档案库记录完整。

11.对档案库进行安全专项巡查和定期巡查。

12.对霉烂、虫蛀、破损、字迹褪变的档案,进行抢救和保护。

开放鉴定

1.设置专门机构负责开放鉴定工作,制定本馆划分控制使用范围工作细则。

2.组织开展馆藏涉密档案解密工作,馆藏全部涉密档案编制有目录。

3.馆藏档案自形成之日起满25年向社会开放,经济、教育、科技、文化等类档案可以少于25年向社会开放。

4.对馆藏档案在规定开放期限届满前完成开放审核工作。

5.近5年,及时将档案开放信息在报刊、网站、社交平台等媒体上发布。通过网站或其他方式定期公布开放档案目录。

6.档案销毁手续齐全、程序规范。

查阅利用

1.利用馆藏档案为国家机关制定法律、法规、政策和开展有关问题研究,提供支持和便利。

2.利用登记和审批手续齐全完整,控制与开放档案利用实行分区管理,用数字化成果提供利用。

3.配备研究人员,加强档案研究整理,组织编辑出版档案材料。

4.开发利用馆藏档案,开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动,进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育。

5.加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用,为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。

服务外包

1.具有相对独立的档案数字化工作场地,数字化场地配备视频监控,满足档案安全管理要求。

2.存在委托档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务情形的,与符合条件的档案服务企业签订委托协议,并明确约定了服务的范围、质量和技术标准等内容,并对受托方进行监督。

3.受托方建立了档案服务管理制度,并遵守有关安全保密规定,确保档案的安全。

信息化建设

1.档案信息化纳入本地区信息化建设发展规划。

2.开展了传统载体档案数字化,建立了案卷级、文件级电子目录,且全部纳入档案目录数据库管理。

3.制定并严格执行机房管理制度、设备管理制度等,切实保障档案信息安全。

4.网络建设应满足档案信息化建设需求,布局合理,安全可靠,实现局域网、政务网、因特网三网隔离。

5.制定完善的在线备份策略,实现定期在线备份。

6.开展馆藏档案异地异质备份。

7.对接收的电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。

安全保障

1.建立档案安全工作领导机构,组建消防抢险 、保密工作、信息安全、应急响应队伍。

2.定期开展安全检查和安全隐患排查、处置工作。

3.建立、落实档案安全工作责任制度。

4.制定突发事件应急预案,定期开展应急预案培训和应急演练。

特色、亮点

工作

其他

附件3

企业事业单位档案工作检查标准

类别

检查内容

自查情况

基本

情况

存在

的问题

整改措施及时限

工作机制

1.建立档案工作领导体系,明确由档案工作的分管领导、档案部门负责人,各职能部门、各项目档案工作负责人组成,并明确各自职责。

2.档案工作纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责,并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员履行职责情况进行考核。

3.档案工作应纳入企业领导工作议事日程,纳入企业规章制度及工作流程,纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制;档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动,负责检查应归档文件的完整、系统;下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求,检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况,验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况,项目总结应同时作好项目文件归档交接。

4.档案工作所需经费列入单位年度经费预算。

5.档案实行集中统一管理(会计、人事档案按相关规定执行)。

6.设置与单位规模和管理模式相适应的档案工作机构,且明确机构性质、职能及人员编制。

7.档案机构单独设置或明确归口部门管理。

8.主动接受档案主管部门监督指导,认真落实档案主管部门的工作部署。

9.及时将档案工作综合性文件报送档案主管部门。


工作机制

10.贯彻执行国家档案工作法律法规和方针政策,制定并组织实施档案工作发展规划、计划。

11.对本单位各部门、项目、所属单位档案工作进行监督指导。

12.开展档案宣传、培训活动;对档案工作中取得突出成绩或违反档案管理要求的部门或个人提出表彰奖励或处理建议。

规章制度

1.制发包含档案工作体制机制、机构人员、职责分工以及基础设施、档案管理、档案信息化建设等基本内容的综合性文件。

2.制定、完善并有效执行文件归档、档案保管、鉴定销毁、统计、利用、保密、电子档案管理、档案管理系统操作等制度。

3.制定应对突发事件和自然灾害的档案管理应急预案并纳入单位总体应急预案,定期组织演练。

4.制定单位档案分类方案,涵盖单位各种门类、载体的档案,类目设置合理,编号科学实用。

5.制定本单位文件材料归档范围和档案保管期限表,并报经同级档案主管部门同意后执行;内部机构或工作职能发生变化的,及时完成修订工作并报同级档案主管部门同意。

队伍建设

1.档案部门配备了与档案数量和工作任务相适应的专职档案人员,且档案人员为本单位在编正式员工,忠于职守,遵纪守法,具备相应的档案专业知识与技能。高校档案部门负责人应具有档案高级专业技术职称

2.各部门、项目配备了专职或兼职档案人员承担相应部门、项目文件材料的收集、整理和归档工作。

3.3年,档案人员参加过档案业务培训。

4.档案人员与其他专业技术管理人员享受同等待遇。

档案收集

1.单位生产经营(招生、教学)、行政管理、党群工作、处理专项工作、产权变动、处置突发事件、举办重要活动、承担重大建设项目、承担重大科研课题、所属机构撤销、宣传报道等形成的文件材料均纳入收集范围。

2.文书、科技、专业、照片、录音、录像、实物等门类档案收集范围符合相关规定、标准。

整理归档

1.各种门类档案保管期限划分准确,档案整理规范,符合有关标准要求。

2.文件材料归档及时、完整。无部门和人员将应归档文件材料据为己有或拒绝归档的现象。

保管保护

1.档案入库进行规范消毒、去污、除尘等处理。

2.档案出入库登记完整并与档案交接文据、档案登记簿内容相互印证。

3.定期对档案数量进行清点,做到账实相符,档案数量发生变化时有记录说明;定期对档案保管状况进行检查,建立检查和处理情况台账,发现问题及时处理。

4.涉及国家秘密的档案管理符合保密相关规定。

5.保持档案库房干净、整洁,定期清扫除尘,防治鼠虫霉等。做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。

6.库房温湿度符合规定,温湿度记录真实、规范。

7.定期开展档案库房安全检查,检维护档案库房设施设备,确保正常运转;库房不得存放与档案保管保护无关的物品。

开放鉴定

定期按规定对已到保管期限的档案进行鉴定处置。

统计工作

编制档案工作年报并按要求向档案主管部门报送。

移交进馆

按规定定期向同级国家综合档案馆移交档案;档案与检索工具、编研成果一并移交;发生机构变动或者撤销、合并等情形时,按要求向同级国家综合档案馆移交档案。

查询利用

按规定履行利用审批手续,利用过程管理规范。

服务外包

通过购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的,严格限定社会化服务范围,严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质,并接受档案主管部门监督、指导和检查;档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作;社会化服务符合《档案服务外包工作规范》。

档案室设置

1.科学设置档案库房、办公用房、技术用房、阅览用房。

2.库房选址未设在地下或顶层,远离自然灾害易发生的地段,远离易燃、易爆场所、潮湿、有污染源的设施,符合地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通和环境安静等要求。

3.库房功能设计自成一体,档案库房使用面积达到(档案存量+年增长量×存放年限)×60/万卷测算标准。

4.档案整理用房、阅览用房使用面积满足档案整理工作要求,以及不同类型档案阅览需求。

5.投入使用的库房按规定进行抗震、防雷设计和建设,楼面的荷载满足承重要求;按规定建设围护结构。

设施设备

1.配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、防磁柜、底图柜等档案装具,没有使用木质柜、玻璃门柜等装具情况。

2.档案库房设施设备符合防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染要求。

3.档案库房配备漏水报警设备空调、加湿机、去湿机恒温恒湿调控设备等并能正常使用。

4.档案库房安装甲级防火门、遮光阻燃窗帘;配备火灾自动报警设备。

5.档案库房采用IG541七氟丙烷、二氧化碳等洁净气体、惰性气体灭火系统或高压细水雾灭火系统之一,且到期检测更换。

6.档案库房安装全封闭防盗门窗、防护栏等防护设施;档案库房选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。

7.整理用房、阅览用房、档案数字化用房设置视频监控设备,且监控记录保留3月以上。

信息化建设

1.档案信息化工作纳入单位电子政务和信息化总体规划。

2.档案信息化与单位信息化同步建设,实现系统互联互通、资源共享共用

3.开展数字档案室建设,统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。

特色、亮点

工作

其他


附件4

分年度州级档案行政执法检查安排表

检查年度

检查州级单位名称

检查县(市)名称

2021

州纪委监委机关(包含州委巡察办)、州政协办、州法院、州人大办、州委宣传部、州政法委、州委编办、州直工委、州委党史研究室、州群工局、州总工会、州佛协、州藏胞办、州科协、州住建局、州教体局、州应急管理局、州审计局、州文广电旅局、州妇联、州残联、州民政局、州水利局、州卫健委、州经信局、州税务局、州地志办、亚管局

雅江、理塘、巴塘、稻城、乡城、得荣

2022

州检察院、州政府办、州委组织部、州委保密机要局、州委党校、州财政局、甘孜调队、州工商联、州发改委、州公积金中心、州外事办、州机关事务局、州科技局、州公路局、州林业草原局、州统计局、州农农村局、州国资委、州自然资源规划局、州市场监管局、州人社局、州司法局、州人行、州红十字会、州藏研所、甘孜报社、海管局

康定、泸定、丹巴、九龙、道孚、色达、炉霍

2023

州委办(包括州委研究室)、州委统战部、州委网信办、老干局、团州委、州生态环境局、州乡村振兴局、州民宗委、州商务局、州交通局、州医保局、州综合执法局、州行政审批局、州退役军人事务局、州经信、州银监局州运管处、省藏校、州气象局、州医院、州科情所、州农科所、康中、州烟草专卖局、州民干校、州藏医院、州卫校、州林科所、州社科联、州文联州邮政管理局、畜科所、里伍铜业

甘孜、新龙、白玉、德格、石渠

甘孜州档案局                          2021629日印发

附件:

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