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高见在全州政府系统办公室主任会上的培训材料
2012-11-10 03:38:02
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浅谈公文写作

州政府办公室副主任  高 见

20121027

 

非常感谢方霖秘书长、袁亮主任给我们搭建这样好的学习、交流平台,非常感谢在座诸君为我们营造这样好的学习、交流氛围。现在,我就公文写作谈点自己的体会,一己之见,疏漏和错误在所难免,敬请大家批评指正。下面,我从六个方面来谈自己的学习体会:

一、写好一般文章

公文是文章的特例,也具有一般文章的特性。在办公室工作,就是从写文章的“高手”到写公文的“高手”的转变。

(一)文章的实用性。

为什么要写这篇文章?展示自己的写作能力,表达自己的观点、思想,满足读者的精神需求。写文章是满足一种需求,

(二)文章的新颖性

这篇文章写什么?狗咬人不是新闻,人咬狗绝对是新闻。别人嚼过的馍馍没有味道。

广东游客在海螺沟被毒蛇咬,游客反咬毒蛇。结果游客无事,毒蛇当场死掉。这则笑话深刻揭示了食品药品安全隐患非常非常的严重。

“读者不知道的东西”、“读者感兴趣的东西”和“别人写不出来的东西”,就是文章的“新颖性”。

(三)文章的逻辑性。

文章按照什么样的思路来写?思路决定出路,思路乱则文章结构就乱。行动有先后,思维讲逻辑。先写什么,后写什么,就是文章的“逻辑性”。

1.开头要“吸引眼球”。江苏电视台的“非诚勿扰”、上海台的“百里挑一”,帅哥、靓女的眼神,分明是“一百个愿意”。文章开头如同“相亲”,第一印象非常重要。

2.主体要“富有创意”。创意是文章的生命。创意可以是彻头彻尾的新东西,也可以是旧物翻新。让自己身上长出翅膀飞翔,就是创新,很难做到。旧物翻新,比较容易做到,这也是我们写文章富有创意的最好切入点。陕西“表哥”杨达才和福建“表叔厅长”李金德,就是由“表”引申出来的创意。“我家的表,数不清”。“表哥”、“表叔”,“人”已翻新成了奢侈品“手表”,引起了各个阶层的强烈关注。

3.主题要“中心突出”。每篇文章只有一个中心,好比“一夫一妻”,不能干“上错了床”、“抱错了夫人”的蠢事!

4.结尾要“提气提神”。结尾的作用是“提气提神”,给整篇文章“壮威”,使整篇文章的气势升上去。

一般文章写好了,公文也就简单了。因为公文也是文章,无非要符合公文的特性而已。具有扎实的文字功底,就奠定了写好公文的基础。

二、熟悉公文理论

公文体现制作单位的法定权威和意志,写手的个性必须服从公文的共性,必须熟悉公文理论知识。

(一)把握公文特征。

权威性和政策性、针对性和指导性、规范性和约束性、程序性和严密性、对应性和定向性。

(二)明确公文作用。

指导工作,传达意图;联系工作,交流情况;请示工作,答复问题;总结工作,推广经验;有据可依,协调行动;记载工作,积累史料。

(三)正确使用文种。

1.牢记法定文种。即通过公文法规形式确定的15个主要、正式文种:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

2.熟知非法定文种。即与法定文种对应的非主要、非正式文种:如条例、规定、办法、细则、制度、规范、规则、规划、计划,等等。

3.掌握公文分类。按行文方向,可分为上行文、下行文、平行文;按时限要求,可分为特急公文、加急公文、常规公文;按机密程度,可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。

4.选用正确文种。依据法规的规定和要求正确选用文种;依据发文机关的职能权限正确选用文种;依据行文隶属关系或业务指导关系正确选用文种;依据行文的目的和要求正确选用文种;按照文种的适用对象正确选用文种;按照层级的不同正确选用文种;按照公文内容的差异正确选用文种;按照约定俗成的文种使用习惯、做法来选用文种。

5.规避不当文种。缺少文种,使用非法定文种,文种重叠,生造文种,文种作为公文标题,文种混用,错用文种(“请示”当“函”用,“报告”当“请示”用,“公告”当“通告”用)

(四)遵循行文规则。

1.行文总规则“行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性”;“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关”;按照隶属关系和职权范围行文(领导关系、指导关系、管理关系、协作关系)。

2.上行文规则。“原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关”;“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门”;“下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关”;“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项”;“除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”;“受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关”。

3.下行文规则。“主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关”;“党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需要政府审批的具体事项,经政府同意后可以由政府职能部门行文,文中须注明已经政府同意”;“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文”;“涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销”;“上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一个上级机关”。

4.其他行文规则。“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作,不得联合行文”;“党委、政府的部门依据职权可以相互行文”;“部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文”。

三、写好机关公文

(一)公文的写作特征。

1.主题的职能性。公文是实现机关管理职能的工具和手段。在公文里,鼓励什么遏制什么,支持什么反对什么,允许怎么办和不允许怎么办,或褒或贬,或是或非,或倡或戒,或行或止,十分鲜明。

2.材料的可靠性。在公文里所采用的事实材料、数据材料、理论材料以及所依据的法律法规、方针政策,必须真实、准确,来不得半点臆想、虚构和捏造。

3.结构的逻辑性。公文写作思维方式主要是逻辑思维,通过概念、判断、推理,通过综合、比较、论证形成写作思路,完成写作任务,多用说明、叙述、议论的表达方式,慎用文学手段。

4.文风的平实性。力求准确、鲜明、生动,力戒说大话、空话、假话、套话,不能言之无物,也不能哗众取宠,要实实在在,明明白白。

5.表述的简明性。结构力求简约,层次力求简化,语言力求简洁,在把事情、想法写清楚、写明白、写透彻的前提下,文字越简越好。

6.体式的规范性。要有强烈的文体、文种意识,要注意公文的书写格式、语体特点,也要注意公文的附加标识。

(二)公文的起草方式。

1.办公室起草。公文起草是办公室的一项重要任务和经常性工作,是以文辅政的一个重要方面。办公室起草公文,有利条件是靠近领导,了解领导意图和全局情况;不利条件是对某些方面或专业性问题不够熟悉。

2.部门起草。即部门主管范围内的工作需要办政府或政府公室行文时,由部门代为拟稿,这是部门应尽的职责和义务。从中央到地方,早已明文规定。部门拟稿优势是情况较熟,容易抓住要害,提出可行办法。不足的是视野局限,高度不够。

3.联合起草。涉及两个以上部门时,由一个主管部门牵头,相关部门参与共同起草。优势是力量充足,各显其能;缺点是容易推诿,不易整合力量。

4.小组起草。如《政府工作报告》,州政府研究室的书面材料中已做专门介绍。

5.领导主持起草。《政府工作报告》、“十二五”规划等,都是州政府主要领导担任组长,亲自主持起草,反复调研、反复修改。

(三)随时做好写作准备。

七分准备三分写。只有准备充分,才能受命不慌,才能胜任文秘工作。写东西不可怕,怕的是不知道什么时候要写。

1.平时准备。博览群书,厚积薄发。养成勤奋好学的好习惯,多看多记,多学多练。如益西达瓦州长要求的那样,“白天走、看、讲,晚上读、写、思”。任务来临时才能信手拈来,一挥而就。

2.受命准备。明确发文目的。定位不准,累死三军。领导要交待清楚,撰稿人要问清楚起草公文的目的,即主题或叫主旨。如文件的中心内容是什么?准备采用什么文种?有哪些具体要求?发文依据是什么?等等。起草人还要进一步开动脑筋、周密思考,深刻领会领导意图,使领导交待的意图深入化、具体化和条理化,用自己的语言表达领导的思想、领导的意志。

3.收集整理材料。巧妇难为无米之饮。公文起草来不得半点杜撰和遐想。要通过查阅资料、调查研究,收集有关情况、事例、问题、经验和数据等材料,通过有关材料表现公文的思想观点。

4.构思写作提纲。掌握材料的过程就是构思提纲的过程。大型的文章,最好能把提纲细化到每一段写什么内容,把上下左右的衔接语表述出来。有了这样的提纲,写作起来就会思路流畅,一气呵成。

5.静下心来写作。当一切准备充分,思考成熟,提纲成型,就可以说万事俱备,只欠集中精力写作和修改这股东风了。写的过程中要心无旁骛,综合思考。

(四)贯穿写作要求。

1.公文起草要符合党和国家的路线、方针政策和法律法规。这是首先要遵循的原则,也是在公文起草中贯彻讲政治的要求,同党中央保持高度一致的问题,也叫首要原则。公文出了政治问题就是重大问题。办文人员一定要有政治敏感问题性。

2.要符合上级机关的有关指示、规定。下级服从上级,全党服从中央,是我们党的民主集中制原则。公文起草工作中也必须贯彻这一原则。起草公文,需要研究党和国家的有关政策、法规,需要研究直接上级机关的指示精神,需要调查研究本地、本部门实际情况。

3.要同现行有关公文相衔接。在同一个问题上,各有关公文不能相互打架;需要对现行公文的有关规定作出某些改变时,新制发的公文要有所交待、说明。

4.要完整、准确地体现机关和领导同志的意图。行文目的决定于行政目的,而行政目的决定于机关和领导同志的意图。如果公文没有明确意图,缺乏个性,内涵不清,就成了“空文”。

5.要全面、准确地反映客观实际情况。关键是突出“三性”,即全面性、准确性、客观性。公文不是“科学幻想”或“文学创作”,随意修饰,笔下生花。

6.提出的政策、措施要切实可行。公文中的具体政策、措施归纳起来,基本上是两类。一是属于行为规范方面的,主要是指:什么事,要怎样做,不能怎样做,违反了怎么办等。二是属于物质条件方面的,主要是解决人、财、物的问题。提出的政策、措施一定要切实可行,办不到的不要说。

7.表述要准确严密。观点明确、条理清晰、内容充实、结构严谨。公文的开头以朴实、平直、开门见山为特色,结尾以自然果决为特色;公文的过渡即由一层意思转到另一层意思,由总述到分述或由分述到总述,由叙述到议论或由议论到叙述,都需要采用适当的过渡形式。根据情况,可以用“综上所述”、“由此可见”等过渡词过渡;可以用“现将有关情况报告如下”等过渡句子过渡通过过渡承上启下,使文意流畅自然。

8.文字要精确、简练和规范。文字要精确、简练、朴实、庄重、规范。不要滥用简称、滥用方言、滥用口语、滥用俗语、滥用外来语、滥用新词语,也不要滥用比喻、滥用讽刺、滥用夸张、滥用敬语、滥用描写性语言、滥用抒情性语言、滥用复句、滥用提行(文章要好看,可以多分段)

刘勰在《文心雕龙·议对》中说:“文以辩洁为能,不以繁缛为巧;事以明核为美,不以深隐为奇。”文洁才能事明,文繁必然事隐。行政公文写作,实话实说,简洁明白,多用直叙、概述,不用倒叙、插叙;只用直笔,不用曲笔;只作简要说明,直接议论,不用描写、抒情和旁征博引。只有这样,才能符合明晰、准确、简朴、庄重的公文语言总体要求,体现出公文语体特色。

(五)切忌网上瞎抄公文。

当今世界,网络资源浩瀚无穷。我们最感同身受的就是一接到写作任务,就到网上搜索。其实资源共享,何乐而不为呢?“高手”们的好文章、好公文,其谋篇布局、结构体例甚至正确的观点、思想,完全可以借鉴、消化,为我所用,推陈出新,“青出于蓝而胜于蓝”,未必不是好事。毛主席《沁园春》,也是步旧韵、填新词,其磅礴气势,谁能相比?关键是学习、借鉴后深加工没有、有没有自己的东西?是否符合上级的精神、符合本地的实际。

走捷径,也要会抄,而且有些还必须原文照抄!比如中央、省、州领导同志的重要讲话和重要批示,比如法律条款和文件标题及发文字号的引用,比如《党政机关公文处理工作条例》的条款,等等。不但要抄,而且不允许抄错一个字、一个标点符号。

(六)公文写作要认真。

个别部门代州政府或州政府办公室草拟文稿,存在三个突出问题。

1.敷衍了事。认为是帮州政府做事,给了办公室很大的面子,“反正他们要修改,改死他们”。审核把关极不负责,忘记了本部门的“一把手”是政府全体会议组成人员,忘了本部门在履行政府的某些职能。

2.全文照抄。把阿坝州印发的文件全文照抬,换“甘孜”两个字,反正都是藏区。审稿人员签字、领导签字、单位用印,一应俱全。

3.“公文姓私”。总想通过政府或者政府办公室行文,实现部门的意志。该部门发的、该领导小组发的文件,也想通过政府或政府办公室行文,认为“有力度、力度大”。实际上,每一个部门都有州委、州政府两个以上州级领导分管、联系,绝大多数领导小组组长都是州委、州政府领导兼任,难道力度不大?

四、常用文种写作

(一)通知

1.通知的特点。功能的多样性、运用的广泛性、一定的指导性、较大的灵活性、较强的时效性。

2.通知的分类。指示性通知、发布性通知、事项性通知、转发性通知、晓谕性通知。

3.通知与通告的区别。告知范围不同,具体使用不同。

4.写作技法。通知目的要明确、内容要清晰、措施要切实可行、语言要简洁、行文要及时。

报告。

1.报告的特点。行文的单向性、表达的陈述性、时间的事后性。

2.报告的分类。按工作过程分,可分为事前报告、事中报告、事后报告三类;按表现形式分,可分为专题报告、综合报告、答询报告、检讨报告等四类。

3.报告与意见、总结、通报的区别。报告与意见的区别;报告与总结的区别;报告与通报的区别。

4. 写作技法。要做好分析综合、要突出重点、要压缩篇幅、要把握规则。情况——做法——问题(意见),适用于专题报告、综合性报告;情况——问题——今后意见,适用于专题报告;情况——原因——责任及处理意见,适用于检讨报告。

5.各类报告的写法。

专题报告。“情况——问题——意见”,这种形式适用于以反映情况为主的专题工作报告;“情况——做法(或经验)——不足”,这种形式适用于以总结经验为主的专题工作报告。写好专题报告,要着力把握好“三要”:速度要“快”、内容要“专”、情况要“实”。

综合报告。要有一个概括说明全文主旨的开头;要有一个内容比较丰富的主体;要有一个较为具体的结尾。写好综合报告,需要处理好三个关系:“点”与“面”的关系、“详”与“略”的关系、“事”与“理”的关系。

答询报告。与一般报告不同的是,其特点表现为内容更为集中、单一,篇幅更为短小,带有较强的时效性,必须在上级规定的时限内办结。写好答询报告,需注意三个方面的问题:注意针对性、注意真实性、注意时效性。

检讨报告。写情况、写原因、写责任、写处理情况及今后意见。

(三)请示。

1.请示的特点。单一性、请求性、预先性、时效性。

2.请示的分类。请求指示的请示、请求批准的请示、请求解决的请示、批转性请示。

3.请示与报告的异同。文件的性质不同、应用的范围不同、写作内容的重点不同、行文的用语不同、行文的时间不同。

4.写作技法。请示的目的要明确、请示的理由要充分、要把握请示的内在逻辑、要把握好语言分寸。

(四)纪要。

1.纪要的特点。内容的纪实性、表达的概括性、称谓的特殊性、作用的指导性、会议本身的权威性、发布的内部性。

2.纪要的分类。例会和办公会议纪要、专业性或专题性大型会议纪要、工作会议纪要。

3.纪要与相近文种的异同。纪要和会议简报的区别、纪要和决议的区别、纪要和会议记录的区别、纪要与决定的区别。

4. 写作技法。开头概述会议的概况,主体主要包括会议的主要内容、会议决定的主要事项,会议取得的成果,提出今后的任务、完成任务的措施和办法、贯彻会议的要求等。体例有条款式、综合式、摘要式。

纪要要突出中心、忠实于会议、讲究用语、注意条理化、理论化,要把领导同志想说而没有说的话表达出来、要尽量用领导同志的原话或原意。

5.不同议题的纪要的写法。学习文件或传达学习重要会议精神、领导同志重要讲话的议题;讨论规定、意见、方法、请示、方案等文件的议题;研究具体工作的议题。

(五)讲话稿(非法定文种)。

1.讲话稿的特点。媒介的声音性、反馈的直接性、特定的对象性、表述的口语性、适度的情感性。

2.讲话稿的分类。公文式的讲话稿、专题灵活式的讲话稿。

3.写作技法。“谁来讲”?“对谁讲”?“讲什么”?“怎么讲”?

开头。表明态度,点出观点;起句立意,揭示主题;分析情况,提出问题;作出评价,说明目的;开门见山,引起下文;致以祝贺,表示慰问。同时注意以下四点:内容要力求有新意,能给人耳目一新之感;形式要力求新奇巧趣,要能牢牢地吸引听众;避免用谦逊过度的开头和自我吹嘘的开头;开头不要兜圈子、绕弯子,入题太缓,离题太远。

主体。划分几大块即几大部分,每一个部分相对表达一个独立完整的意思。在每一部分里,又做比较具体的展开,并列地写几个问题,采用的是横向的并列式。这种结构形式的讲话稿相当普遍。把要讲的内容归纳成几个问题,一个问题一个问题地讲,每一个问题相对表达一个方面的内容。全文一贯到底,中间没有序号,而是划作若干自然段。

结尾。概括整个文稿主题,作出结论,完整准确;语言精悍有力,充满热情;让听众余音未尽,回味无穷。常见的结尾写作方法有:总结式,发出号召、提出希望式,展望未来、鼓舞斗志式,感谢式,哲理式,含蓄式。

总之,讲话稿意图要准,起点要高,落点要实,观点要新,层次要清,语言要活。

五、公文修改

好文章是改出来的。公文草拟之后,须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改。

(一)审阅修改法。起草者本人应从头至尾进行审阅,从字到词,从词到句,从句到段,到全篇的结构布局,发现问题,留下标记,全部阅完,再回过头来认真细致地修改。

(二)通读修改法。通过朗读,发现文中语句不通畅、衔接不紧密、表达不清晰及缺词丢字等方面的毛病。

(三)冷藏修改法稿子写出后,先放一放,等头脑冷静、思维清晰之后,再拿出来“复看”。这时,有些毛病不需别人指点,自己能很快发现。这个方法实践证明是有效的,缺点是对较急文稿不太适用。

(四)讨论修改法。这是一种集体的方式。主要是对一些内容复杂、事关重大的公文,组织有用关人员碰头、讨论,提出意见,然后由起草人汇集大家的意见,进行必要的修改。

(五)特邀修改法。一些政策性强、业务难度大的公文,可邀请有关领导、权威人士进行把关,使公文更加可靠、科学、准确。

六、公文审核

公文格式是公文的门面和形象。党政机关的公文必须保持庄重、大方的形象,统一、规范的格式。

(一)   外表要美。

看“五官”是否端正,“四肢”是否健全,是否符合格式规范。

1.审通用格式。公文的格式,分版头、主体、版记三部分,共由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18项要素组成。

2.审特定格式。信函格式,命令(令)格式,纪要格式。

(二)内容要美。

如同人的审美。外形美、心灵美,形式与内容完美结合。不仅因为美丽才可爱,而且因为可爱更美丽。经过认真审核的公文的才可能成为“精品”。审核工作必须严肃认真、一丝不苟地进行。审核公文内容要遵循“四项原则”,把好“八个关口”。

1.要遵循“四项原则”。依据原则、质量原则、效率原则、精简原则。

2.要把好“八个关口”严把发文关、严把政治关、严把全局关、严把政策关、严把法规关、严把规格关、严把文字关、严把程序关。 

    我的交流完毕,谢谢大家!

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